Bejelentési szabályzat
SZABÁLYZAT
foglalkoztatói belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásáról és működtetéséről (továbbiakban: bejelentés kezelési szabályzat)
I. Cél: Az Exilfood Kft. a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt rendelkezéseknek megfelelően – figyelemmel A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésére is – foglalkoztatói belső visszaélés-bejelentési rendszert hoz létre és üzemeltet, melynek célja az uniós jogba, és a hazai jogszabályba ütköző jogellenes, illetve jogellenesnek feltételezett cselekmények, mulasztások, illetőleg ezeket érintő visszaélések bejelentése, fogadása és kivizsgálása, és a szükséges intézkedések megtétele. Ekként a „visszaélés bejelentése” olyan feltételezett, vagy tényleges jogsértéssel, vagy visszaéléssel kapcsolatos fogalom, amely a bejelentést tevő foglalkoztatott észszerű meggyőződése szerint jogellenes és összefüggésben áll a munka végzéssel kapcsolatos tevékenységgel.
II. Bejelentés: A hivatkozott törvény szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben a jogellenes, vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A korlát csak annyi, hogy a feltételezett visszaélésnek, jogellenes cselekménynek a bejelentő munkavégzési (polgári jogi) tevékenységével kapcsolatban, összefüggésben kell lennie.
III. Bejelentést tehet a belső visszaélési rendszerbe az a természetes személy, tehát a bejelen-tésre jogosult, aki:
a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, a foglakoztatóval korábban szerződéses kapcsolatban állt jogi személy munkavállaója, értelmezés szerint akkor, ha a szerződés megszűnésétől számított vonatkozó elévülési idő nem telt el. A foglakoztatott fogalma alá tartozik a munkavállaló, és azon kívül minden más olyan személy, akit foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban foglalkoztatnak. (ide tartozik minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi), ezen kívül az is, aki álláshirdetésre jelentkezett, és meghallgatása megtörtént, továbbá: a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes is.
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll, itt a szerződéses kapcsolat a Ptk. szerinti szerződéses kapcsolatot jelenti. Ennek jellemző formája a megbízás, vállalkozás, adásvétel (értékesítés), de bármilyen típusú szerződés is lehet. Az egyéni vállalkozó a szerződéses kapcsolat megszűnése után is bejelentést tehet, értelmezés szerint a vonatkozó polgári jogi elévülési időn belül.
e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is.
f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy.
IV. Bejelentők védelme
A bejelentők védelme kiemelten fontos, ezért kötelező biztosítani, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrányos megkülönböztetés vagy másfajta tisztességtelen bánásmód nem érheti a felek közötti jogviszonnyal összefüggésben. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során az megalapozatlannak bizonyul. A visszaélést bejelentők védelmére vonatkozó rendelkezéseket a 2023. évi XXV. tv. 8. alcíme tartalmazza.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv, vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek, vagy személynek kérelmére át kell adni.
V A bejelentések kezelésének rendje
V.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője és a bejelentések módja
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a belső visszaélés-bejelentés rendszer működtetésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, a többi az alábbi tv.-ben foglalt visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének – bejelentő védelmi ügyvéd, vagy belső alkalmazott kerül kijelölésre, aki pártatlanul köteles a 2023. évi XXV. tv.-ben foglalt belső visszaélés bejelentési-rendszer működtetőjeként eljárni, akinek
megnevezése: Szabados Gábor (bejelentővédelmi megbízott)
ahol a bejelentés szóban, írásban megtehető. Jelen bejelentés kezelési szabályzat az információ-nyújtási kötelezettségnek eleget téve a szervezeti egységek faliújságján kifüggesztéssel kerül közzétételre, az érintetteknek tudomásra hozatalra.
A bejelentő a bejelentést írásban, vagy szóban teheti meg.
A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni. A szóban, személyesen tett bejelentést írásba kell foglalni, ennek során teljes és pontos jegyzőkönyvet kötelező készíteni. (1. melléklet) Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire (IV.), a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
Ezen figyelemfelhívás megtörténtét tartalmaznia kell a jegyzőkönyvnek. Ezen szabályok alapján a telefonon tett bejelentés a személyazonosság megállapításához szükséges adatok megadása nélkül – tehát névtelenül is – megtehető. Ez esetben azonban a bejelentés kivizsgálása mellőzhető. A jegyzőkönyv másodpéldányát annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára át kell adni, de telefonon tett szóbeli bejelentés esetén nem lehet átadni, hanem csak megküldeni. Írásbeli bejelentés esetén a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára (2. számú melléklet), amiben általános tájékoztatást nyújt a 2023. évi XXV. tv. szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról (V. pont és VI. pont), valamint a visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.
Az írásbeli bejelentés
postai úton: Szabados Gábor (Exilfood Kft.) 4471 Gávavencsellő, Temető u. 5. sz. „Panasz” felirat a levélen kötelezően feltüntetendő!
elektronikusan: a panasz.exilfood.hu weblapon található űrlap kitöltésével
tehető meg.
Szóbeli bejelentés:
- személyesen: minden munkanapon 10 órától 11 óráig az Exilfood Kft. székhelyén
- telefonon: +36 30 232 6527 telefonszámon minden munkanapon 9-től 11 óráig, üzenetrögzítőn bármikor
tehető meg.
Bejelentésnek csak a megadott módokon és időintervallumban a bejelentővédelmi megbízott tudomására jutott „panasz” minősül.
V.2. A belső bejelentés-kezelési rendszer alanyai:
A foglalkoztató feladata a bejelentések kivizsgálása, és a visszaélések orvoslásához szükséges intézkedések meghozatala (2023. XXV. tv. 23.§). Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételeről. A foglalkoztatói visszaélés-bejelentési rendszer szereplői a működés során:
- A bejelentő – aki sérelmez egy jogsértést.
- A bejelentővédelmi megbízott– aki fogadja a bejelentést, és biztosítja az eljárási és adatkezelési, személyiségi jogok érvényesülését, kapcsolatot tart a bejelentővel, teljesíti a tájékoztatási kötelezettségeket, közreműködik a kivizsgálásban, az egyedi bejelentés kivizsgálásában közreműködő személyek kijelölésében, a kivizsgálás koordinálásában, előkészíti döntésre a bejelentést az ügyvezető számára.
- Az érintett – aki elkövette a jogsértést (az „elkövető”)
- A tanú – aki információval rendelkezik a bejelentésben szereplő körülményekről, visszaélésekről, jogsértésekről
- A cégvezetés, ügyvezető – aki kivizsgálja a bejelentést, meghozza a szükséges intézkedéseket, alapos bejelentés esetén intézkedik a visszaélések, jogsértések orvoslásáról, adott esetben büntető feljelentés megételéről.
V.3. A bejelentés kivizsgálása és határideje:
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.
E határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni.
A bejelentés kivizsgálásának és az eredményéről a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.
A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információ rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
V.4 Vizsgálat lefolytatása, befejezése:
A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Ha a foglalkoztató a bejelentés kivizsgálása során megállapítja, hogy a bejelentésben foglalt cselekmény, vagy mulasztás sérti a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy a foglalkoztató, mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat. Amennyiben a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg, vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a foglalkoztató megszűnteti. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról, vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. (3. számú melléklet) Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a kivizsgálás eredményéről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
VI. Adatkezelési szabályok:
A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló, közreműködő személyek a vizsgálat lezárásáig, vagy a vizsgálat eredményeképpen történő esetleges formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg. A bejelentés kivizsgáláshoz elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása, vagy megszüntetése céljából kezelhetők. Az ehhez nem tartozó személyes adatokat a visszaélés-bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell.
Az adatkezelés célja kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása, vagy megszüntetése lehet. Az adatkezelés jogalapja a bejelentő vonatkozásában a hozzájárulása, a többi érintett vonatkozásában a jogi kötelezettség teljesítése. Az adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatóak. A bejelentő adatai csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
A visszaélés-bejelentési rendszer működtetése során érintett személy lehet a bejelentőn kívül az a személy, akinek a magatartása, vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és bármely más tanú és közreműködő, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, vagy a kivizsgáláshoz szakmai segítséget nyújt. Tehát, a bejelentést kivizsgáló személyek – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével, vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg az érintett személyre vonatkozó információkat.
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
VII. Nyilvántartás
Bármely csatornán beérkezett panaszokról, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről a foglalkoztató nyilvántartást vezet. Minden egyes bejelentés külön azonosítóval rendelkezik annak érdekében, hogy a bejelentő kérésére bármikor visszakereshető legyen. A rendszerben rögzítésre kerül a panasz tárgya, annak alapját képező esemény vagy cselekmény, mulasztás megjelölése, a panasz a beérkezésének dátuma, annak rendezésére vagy elbírálására szolgáló intézkedés leírása, elutasítás esetén annak indoka, a bejelentés megválaszolásának időpontja.
VIII. Záró rendelkezések
A foglalkoztató szervezet ügyvezetőjét a bejelentővédelmi megbízott folyamatosan tájékoztatja a bejelentés intézési tevékenység adatairól és gyakorlati tapasztalatairól.
A bejelentővédelmi megbízott a panaszügyekről külön nyilvántartást vezet (1. számú melléklet).
A jelen szabályzat foglalkoztató szervezet székhelyén kifüggesztésre kerül.
A jelen szabályzat 2023. július 24. napján lép hatályba.
Gávavencsellő, 2023. július 21.
Szabados Gábor
ügyvezető
